La comunicación eficaz es esencial en nuestro día a día, pero especialmente en los negocios. Que van desde el fomento de una relación de trabajo fluida entre los trabajadores para comunicarse y satisfacer las necesidades de los clientes, la comunicación eficiente definitivamente aumenta la eficiencia, y la productividad positivamente. Aquí están algunas de las características de VoIP más utilizadas para las empresas, así como algunas pautas sobre cómo configurarlas.
1. Audioconferencia
La función de audioconferencia le permite establecer un puente entre varias personas al mismo tiempo con su número DID, es ideal para profesionales y agentes de ventas que con frecuencia hacen llamadas de varias personas. Con esta función, el organizador de la multiconferencia dispone de un panel que le ayuda a controlar ciertos aspectos de la llamada en tiempo real. Como organizador, puedes iniciar una reunión de audioconferencia y grabarla para escucharla y/o descargarla más tarde.
Cómo configurar la Audioconferencia en tu Portal del Cliente:
- Para empezar, entra en tu Portal Cliente >> Números DID >> Audioconferencia
- A continuación, haz clic en el botón «Añadir conferencia» para configurar una entrada. Después, rellene los campos de «información», a continuación, haga clic en la pestaña «Participantes y configuración de la conferencia» para crear un perfil de miembro y configurar los ajustes según sus necesidades. Ten en cuenta que puedes crear más de un perfil con diferentes configuraciones para cada uno.
- Después de crear un perfil de miembro, haz clic en la pestaña «grabación», en esta sección, puedes personalizar cada aviso de grabación utilizado en la conferencia. Previamente, deberás haber cargado un archivo de grabación, seleccionar los ajustes deseados y hacer clic en «guardar conferencia».
- A continuación, vincula un DID a tu nuevo puente de conferencia para utilizar esta función. Navega por la barra de navegación y selecciona Números DID >> Gestionar DID(s).
- Finalmente, en la columna «Acciones» haz clic en el botón ‘editar’, para el DID que necesitas utilizar con esta conferencia, luego, dirígelo a una conferencia. A continuación, guarde los cambios haciendo clic en el botón «Haga clic aquí para aplicar los cambios».
Lea más en nuestro artículo Wiki aquí.
2. Recepcionista Digital (IVR)
Esta función ofrece la posibilidad de saludar a sus clientes con su propio mensaje de bienvenida invitándoles a ponerse en contacto con un departamento o persona específica. Es útil para cualquier tamaño de empresa, para las pequeñas y medianas ayuda a ser percibidas como más profesionales y les da una mano extra para responder a las llamadas, para las grandes empresas es genial con altos volúmenes de llamadas entre otras grandes ventajas. Un ejemplo de cómo configurar un IVR será el habitual: Pulse 1 para Ventas, pulse 2 para Soporte, pulse 3 para hablar con un Representante, etc. La Respuesta de Voz Interactiva (IVR), como se denomina, puede configurarse siguiendo unos sencillos pasos.
Cómo configurar un IVR desde tu Portal del Cliente:
1- Para empezar, entre en tu Portal del Cliente >> Números DID >> Recepcionista Digital (IVR)
2- Pulse el botón «Crear un nuevo IVR».
3- En la ventana que aparece, se le pedirá que facilite algunos datos:
– una descripción del nombre de la entrada IVR
– una grabación del mensaje que oirán los llamantes en un fichero .WAV, 16 bits mono, 8Khz y hacer que se cargue en Números DID >> Grabaciones antes de crear la entrada IVR,
– el límite de tiempo asignado a la persona que llama para pulsar los dígitos después del mensaje,
– un idioma para los mensajes del sistema, y
– un buzón de voz, ya sea su buzón de voz DID o el buzón de voz de la cuenta.
Tenga en cuenta que si tiene failovers o re-ruteos en caso de error en su DID, para el estado «NO CONTESTA», esto anulará los buzones de la subcuenta, y la llamada irá al enrutamiento de Failover, en lugar de al buzón de la extensión de la sub-cuenta.
4- Después de introducir esta información, tendrá que determinar qué números deben pulsar los llamantes para contactar con las extensiones deseadas (hasta 12 dígitos), así como el destino elegido entre las opciones proporcionadas.
5- Una vez que tenga todo configurado, haga clic en ‘guardar IVR’, por último, enrute cualquiera de sus DIDs hacia él desde su portal principal. Vaya a Números DID >> Gestionar DID(s) en la columna «Acciones» haga clic en el botón Editar DID, Para modificar su número DID, esto le llevará a la página de Configuración ‘Editar DID’ donde seleccionará IVR bajo la opción de Enrutamiento. A continuación, haga clic en »Haga clic aquí para aplicar los cambios».
Posteriormente podrás editar, duplicar o eliminar tu IVR.
Lea más sobre la configuración de un IVR aquí.
3. Cola de llamadas
Esta función le permite tener varias personas que llaman esperando en la línea hasta que un agente esté disponible para responder a su llamada. Esto permite gestionar de forma organizada las empresas que tienen un gran volumen de llamadas entrantes. Si utiliza esta función de forma eficaz, podrá mejorar aún más la experiencia de sus clientes y aumentar la eficiencia general de su empresa.
Cómo configurar la cola de llamadas desde el Portal del Cliente:
1- Acceda a su Portal de Clientes >> Números DID >> Colas de Llamadas haga clic en el botón «Crear Nueva Cola de Llamadas», a continuación, proporcione la información necesaria de la cola en los campos proporcionados.
– El número de la cola para que los agentes dinámicos se registren en la cola adecuada, por ejemplo, seleccione la cola 1 para el departamento de ventas, etc.
– Introduzca el nombre de la cola de llamadas, por ejemplo, Equipo de ventas,
– Seleccione el idioma de los anuncios del sistema,
– Predefina una contraseña opcional para que los agentes dinámicos con la contraseña de 4 dígitos accedan a la cola,
– Anteponer opcionalmente el identificador de llamada,
– Configura una grabación para tu cola, por ejemplo, tener un anuncio para el departamento de ventas de la empresa para que mientras los clientes esperan, escuchen una grabación de todos los productos y descuentos.
2- A continuación, en los menús desplegables, selecciona las opciones para tu cola:
– Puedes seleccionar entre tiempo de espera,
– Anuncio al agente,
– Informar del tiempo de espera al agente,
– Estrategia de timbre,
– Música en espera,
– Tiempo máximo de espera,
– Anuncios y failovers entre otras muchas opciones a configurar,
3- Una vez hecha su selección, pulse en ‘guardar cola’ y podrá asignarla a tantos números DID como quiera sin necesidad de crearla de nuevo.
4- Vaya al Portal de Clientes >> Números DID >> Gestionar DID(s) y desde ahí puede enrutar los números DID para que vayan directamente a la cola, preferiblemente, tendría un IVR con una opción de dígitos para llegar a una cola de llamadas. Por ejemplo, pulsando 1 en su IVR llegaría a su equipo de ventas, que a su vez tendría una cola de llamadas. También puede tener la cola de llamadas integrada en una condición de tiempo o una opción de conmutación por error de sus DID.
Lea más sobre la configuración de una cola de llamadas aquí.
4. Caza de llamadas
Esta función le permite hacer que las llamadas entrantes suenen en diferentes destinos designados como «Miembros de Caza de Llamadas» uno tras otro, durante un tiempo determinado hasta que uno de esos Miembros atienda la llamada. Una entrada de Caza de Llamadas puede tener hasta 8 Miembros y se pueden añadir varios tipos de Miembros a una entrada de Caza de Llamadas, como Cuenta Principal, Subcuentas, SIP URIs, Desvío de Llamadas y Grupos de Timbre.
Cómo configurar la función de Call Hunting desde su Portal de Cliente:
1- Primero, desde su portal principal diríjase a Números DID >> Caza de Llamadas. Haga clic en el enlace «Añadir Caza de Llamadas» que le llevará a una pantalla diferente.
2- A continuación, facilite diversa información como:
– Una descripción de su entrada,
– Una pieza de música que se reproducirá mientras la persona que llama mantiene la línea,
– El idioma predeterminado del sistema,
– El orden de llamada a seguir, y
– Selección de hasta 8 miembros.
3- Por último, enrute cualquiera de sus DIDs hacia él desde el portal de clientes. Vaya a Números DID >> Gestionar DID(s) en la columna «Acciones» pulse en el botón Editar DID, esto le llevará a la página de Configuración ‘Editar DID’ donde seleccionará ‘Call Hunting’ bajo la opción de Enrutamiento. A continuación, haga clic en »Haga clic aquí para aplicar los cambios».
Lea más sobre la configuración en nuestro Wiki aquí.
5. Desvío de llamadas
El desvío de llamadas permite redirigir una llamada entrante a un teléfono móvil o a cualquier otro número de teléfono en el que el interlocutor deseado pueda responder. Puede establecer cualquier número, incluso números internacionales.
Tenga en cuenta que el desvío de llamadas tendrá un coste tanto de entrada como de salida.
Cómo configurar la función de desvío de llamadas desde tu Portal de Cliente:
1- Desde su Portal de Clientes, cree una entrada de Desvío de Llamadas Portal de Clientes >>> Números DID >> Desvío de Llamadas >> Añadir Desvío.
2- A continuación, introduce tu número de teléfono local preferido, incluyendo los prefijos 00 o 011 en caso de números internacionales. En el caso de estos últimos, no olvide activar la opción Llamadas Internacionales en su cuenta.
– Una anulación del identificador de llamadas para que la persona que llama reconozca de dónde procede la llamada,
– Una descripción para ayudarle a identificar una entrada de Desvío de llamada concreta,
– Una Dígitos DTMF para introducir los dígitos que se marcarían una vez que la llamada se conecte a su número de desvío de llamada, y
– Una pausa del número de segundos que el sistema esperaría antes de enviar los dígitos DTMF que estableciste con la opción anterior.
3- A continuación, para asignar tu entrada de Desvío de Llamada a tu número DID al que deseas que se desvíen las llamadas a otro número, ve a Portal del Cliente >> Números DID >> Gestionar DID(s).
4- A continuación, elija el número(s) DID que desea desviar y seleccione la opción Editar. Esto le llevará a la página Editar configuración DID donde seleccionará Desvío de llamadas en la opción Enrutamiento.
5- Por último, seleccione su número en el menú desplegable y haga clic en el botón «Haga clic aquí para aplicar los cambios».
Lea más sobre la configuración en nuestro Wiki aquí.
