En su empresa, utiliza el teléfono en muchas situaciones para comunicarse con socios, clientes y clientes potenciales. Pero tanto si utiliza softphones como teléfonos de sobremesa normales, normalmente funciona así: decide llamar a alguien, busca un número, lo marca y, con suerte, se produce una conversación. Así es como funciona, ¿verdad? Bueno, no necesariamente, si utiliza un software de campaña telefónica.
Porque si utiliza su aplicación de telefonía VoIP para realizar cualquier tipo de campaña telefónica clásica, este proceso estándar no es muy eficiente, ¿verdad? Se pierde mucho tiempo. Tiempo dedicado a buscar números de teléfono, a marcar manualmente, tiempo perdido marcando mal, más tiempo dedicado a esperar a que la gente responda el teléfono. Antes de que se dé cuenta, su equipo pasa 40 minutos de cada hora sin hacer lo que usted y su empresa necesitan que hagan: hablar con la gente.
¿Qué hacer al respecto? Es posible que haya oído hablar alguna vez del software de campañas telefónicas para la automatización y se haya preguntado si también podría funcionar en su empresa. La respuesta a esta pregunta tiene que ver principalmente con la escala del requerimiento.
Una cosa es segura: Una campaña telefónica clásica puede ser una de las formas más eficaces de llegar a las personas a las que desea presentar sus productos o servicios, ya sea para vender algo, concertar citas, generar clientes potenciales, cualificar clientes potenciales o realizar encuestas.
Pero supongamos que se dirige regularmente a un público más amplio y desea hacer un seguimiento sistemático de sus resultados y medir el éxito de su campaña. En ese caso, sin duda se beneficiará de una herramienta de automatización de campañas que le permita trabajar de forma más eficaz y rentable. Hacerlo manualmente no es una opción.
Una herramienta de automatización de campañas le permitirá configurar flujos de trabajo automatizados, que pueden desencadenar acciones o eventos específicos. Por ejemplo, si un cliente realiza un pedido en el sitio web, el sistema le enviará automáticamente un recibo con un número de seguimiento de su compra.
O tal vez se trate de una encuesta en la que se pregunte a los clientes si desean recibir por correo electrónico futuras promociones de su empresa. También puede utilizar una herramienta de automatización de campañas para enviar automáticamente correos electrónicos basados en eventos que se produzcan en otras aplicaciones. Por ejemplo, supongamos que un cliente realiza un pedido en el sitio web, entonces el sistema le enviará automáticamente un recibo con un número de seguimiento de su compra.
Las herramientas de automatización de campañas son útiles cuando hay varias personas trabajando en distintos departamentos y zonas horarias que necesitan poder coordinar sus esfuerzos y comunicarse entre sí fácilmente. También puede automatizar las encuestas a clientes, una forma estupenda de conocer mejor a sus clientes. Puede utilizar estas encuestas para conocer sus preferencias y su grado de satisfacción con sus productos o servicios.
Como puede ver, las herramientas de automatización tienen varios usos, pero las mejores comparten una característica común: son fáciles de usar y se integran con otras aplicaciones. Pero, ¿cómo elegir una herramienta adecuada? Veamos en qué puede ayudarle una herramienta profesional de campañas telefónicas salientes:
Automatizar su campaña telefónica
¿Sigue enviando manualmente correos electrónicos a sus contactos? ¿Necesita preparar informes para la dirección o sus colegas? ¿Desea añadir contactos a sus canales de redes sociales o a su CRM? ¿Está recopilando clientes potenciales en su sitio web y necesita añadirlos a su campaña de llamadas? Una buena herramienta hará automáticamente todas estas cosas por usted y le permitirá organizar la ejecución de su campaña de forma sistemática. Huelga decir que querrá asegurarse de que la herramienta que elija funcione a la perfección con su infraestructura tecnológica actual, no presente una curva de aprendizaje demasiado pronunciada para su equipo y tenga una estructura de precios justa y transparente.
La mejor manera de encontrar la herramienta adecuada es examinar detenidamente las necesidades de su equipo y hablar con los proveedores sobre cómo pueden ayudarle sus productos. Es posible que desee una plataforma de captación de clientes, un CRM o una suite integrada de automatización del marketing que incluya captación y mantenimiento de clientes potenciales, prospección y gestión de ventas, marketing en redes sociales y herramientas de atención al cliente. Si tienes poco presupuesto, echa un vistazo a herramientas gratuitas como Facebook y Twitter. Pueden ayudar a empezar, pero merece la pena invertir en una herramienta de pago para obtener los mejores resultados.
La buena noticia es que existe una gran variedad de herramientas que le ayudarán a gestionar la generación de clientes potenciales y el embudo de ventas. Tanto si busca una campaña telefónica, una plataforma de automatización de marketing o un CRM, hay muchas opciones disponibles.
Al evaluar las opciones de software de automatización de campañas telefónicas, debe tener en cuenta lo siguiente:
- ¿Ofrece funciones que satisfagan sus necesidades?
- ¿Es fácil de configurar?
- ¿Qué infraestructura necesita para utilizarlo?
Aporte transparencia y responsabilidad a su campaña
Para medir el rendimiento de sus campañas, necesita algunas respuestas esenciales: ¿Cuál es mi ROI? ¿Qué miembros del equipo están haciendo un trabajo especialmente bueno? ¿Qué clientes potenciales obtienen mejores resultados? Una herramienta eficaz le proporcionará informes y estadísticas que le aportarán información vital sobre su campaña.
El software hará un seguimiento automático de las horas de trabajo de los miembros de su equipo para que pueda gestionar mejor su tiempo. Y en lo que respecta a la formación y el control de calidad, las mejores herramientas le permitirán supervisar y escuchar las conversaciones en curso, grabarlas automáticamente e incluso convertirlas en texto que permita realizar búsquedas.
Una herramienta que ofrezca un sistema de informes significa que puede obtener información para mejorar el rendimiento de su campaña. Puede ver quién hace qué, cuánto tiempo dedica a las distintas tareas y cuántos clientes potenciales genera. Incluso puedes hacer un seguimiento del progreso de cada vendedor para ver cuáles están rindiendo bien y cuáles necesitan más formación o apoyo de otros miembros del equipo.
Como resultado, podrá tomar mejores decisiones sobre dónde centrar sus esfuerzos, a quién contratar y qué formación es necesaria. También podrá identificar de forma más eficiente qué estrategias han sido más efectivas y proporcionar estimaciones más precisas para futuros presupuestos.
También puede utilizar la analítica de ventas para mejorar la experiencia del cliente y facilitar el trabajo de los miembros de su equipo. Por ejemplo, puede identificar qué productos se venden con más éxito y cuáles no.
Aumente el número de clientes potenciales a los que llega
La herramienta adecuada le ayudará a procesar sistemáticamente los clientes potenciales y los contactos a los que desea llamar, de una forma estructurada en la que no tendrá que pensar mucho una vez que haya configurado la campaña. Si la normativa legal de la región en la que se encuentra su empresa lo permite, las ventajas son aún mayores.
Muchas herramientas automatizan la marcación, lo que aumenta enormemente la productividad. Pero las herramientas más avanzadas también emplean tecnología de aprendizaje automático que filtra los contestadores automáticos y optimiza la accesibilidad de los contactos con marcación predictiva. En comparación con la marcación manual, esto le permitirá llegar al triple de personas por teléfono en un periodo determinado.
Para campañas más extensas, la funcionalidad de colaboración integrada le permite compartir listas de contactos entre varios equipos y personas que llaman, o incluso subcontratar el trabajo a centros de llamadas externos. Al mismo tiempo, mantendrá un control total de la campaña en tiempo real. En general, puede alcanzar niveles significativamente más altos de productividad del equipo gracias a funciones como la automatización del correo electrónico, la personalización de informes o la integración de sistemas externos.
Lo mismo ocurre con la gestión de clientes potenciales: al complementar un software de campañas telefónicas con un CRM, puede empezar a realizar un seguimiento y organizar los clientes potenciales en diferentes grupos en función de su valor o probabilidad de conversión. Esto le ayuda a priorizar sus esfuerzos de ventas y a asegurarse de que no se deja ningún cliente potencial atrás. También puede utilizar herramientas de automatización para enviar correos electrónicos y recordatorios en momentos específicos o cuando se produzcan determinados eventos, de modo que cuando alguien rellene un formulario en línea, reciba una respuesta inmediata de su empresa con una llamada a la acción para una comunicación posterior.
Es una forma muy atractiva de mantener el contacto con sus clientes, generar confianza y mantener la atención. Así le resultará más fácil convertir clientes potenciales en clientes de pago.
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Dialfire es una solución flexible, de alto rendimiento, basada en la nube, fácil de implementar y de uso intuitivo. Utilizando sólo un navegador web, podrá gestionar sus campañas de llamadas desde cualquier lugar, mientras que las API abiertas, las integraciones y el modelo de precios de pago por uso sin compromiso de Dialfire le mantienen en control en todo momento.
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