La llegada de las comunicaciones unificadas y los sistemas telefónicos de voz sobre IP (VoIP) junto con su miríada de ofertas de funciones tienen que cambiar la forma en que las empresas realizan las actividades de comunicación, tanto interna como externamente. La voz sobre IP se está convirtiendo en la necesidad del momento para muchas pequeñas y medianas empresas. Entre las muchas funciones que ofrecen los servicios VoIP, las más comunes son: buzón de voz a correo electrónico, desvío de llamadas, audioconferencia y colas de llamadas. Sin embargo, la característica más importante de VoIP es el sistema de Respuesta de Voz Interactiva (IVR), también conocido como Contestador Automático, que, como ya sabrá, tiene una amplia variedad de usos para las operaciones empresariales.
Un IVR es un menú de voz que tiene la capacidad de transferir automáticamente la llamada a la persona o extensión deseada. De este modo, se elimina la necesidad de contar con un recepcionista especializado. Todos lo hemos utilizado alguna vez. Si no recuerda cuándo, intente pensar en el momento en que escuchó por última vez las siguientes afirmaciones en una llamada telefónica:
- Para consultas relacionadas con pedidos, pulse 1.
- Para hacer un pedido, pulse 2.
- Para hablar con un agente de atención al cliente, pulse 3.
Sí, todas estas son funcionalidades de IVR, ¡y hay muchas más! Las empresas pueden ofrecer una amplia gama de servicios a sus clientes utilizando un IVR. Estas son algunas de las ventajas que ofrece un sistema IVR.
1. Personalización completa
Los proveedores de servicios VoIP de última generación (¡como nosotros!) ofrecen grandes opciones de personalización de IVR a las empresas. Las empresas pueden establecer numerosos menús y mensajes para las horas de oficina y para las operaciones fuera de horario. Las empresas también tienen la posibilidad de personalizar sus propios mensajes de bienvenida pregrabados, lo que puede conducir a una mejor experiencia del cliente para el usuario final. Un IVR no es sólo un contestador automático, también es una recepcionista digital totalmente funcional y personalizable, que está disponible 24/7/365.
2. Mejor reputación
Las pequeñas y medianas empresas pueden hacer uso de la funcionalidad de un IVR para que su empresa parezca más profesional. Da la impresión al usuario final de que la empresa cuenta con protocolos operativos formales, etc. El resultado puede ser una mayor credibilidad y reputación. Además, esto se convierte en uno de los factores críticos, que puede ser un factor enorme a la hora de conectar con los clientes y/o perderlos en favor de la competencia.
3. Ahorro de costes
Tener un sistema VoIP para empresas equipado con una funcionalidad IVR elimina la necesidad de contratar a un recepcionista a tiempo completo. Como resultado, las empresas pueden ahorrar algo de dinero de todos los costes de contratación y formación. Además de esto, un IVR tiene la capacidad de conectar la llamada a la extensión deseada a un ritmo mucho más rápido. Como resultado de ello, la productividad y la eficiencia general de la empresa pueden aumentar. Del mismo modo, con un aumento en el porcentaje de satisfacción del cliente, su negocio puede retener un mayor porcentaje de clientes.
4. Flexibilidad
Los proveedores de servicios de VoIP (¡como nosotros!) ofrecen un sinfín de funciones avanzadas, incluida la funcionalidad IVR. Los empleados de la empresa pueden conectar sin problemas con sus colegas utilizando su extensión, una llamada se puede transferir fácilmente a diferentes grupos y buzones de voz, etc.
