Un «recepcionista digital», también conocido como sistema de respuesta de voz interactiva (IVR), es un menú telefónico automatizado que responde a las llamadas, da la bienvenida a las personas que llaman y las deriva al departamento o a la persona adecuada. En lugar de responder y transferir las llamadas manualmente, el sistema se encarga de la interacción inicial ofreciendo opciones claras, como «Pulse 1 para ventas» o «Pulse 2 para asistencia técnica», lo que permite dirigir cada llamada de forma eficiente.
Mejore la forma en que su equipo gestiona, deriva y administra las llamadas entrantes
Reciba a las personas que llaman con mensajes de voz claros y diríjalas a la persona o al departamento adecuado sin retrasos ni confusiones.
Configure menús que reflejen la estructura de su equipo y desvíe las llamadas en función de los departamentos, los puestos o la disponibilidad, de modo que cada llamada siga un recorrido claro y lógico.
Deje que el sistema telefónico de su empresa se encargue del enrutamiento rutinario de las llamadas para que su equipo pueda centrarse en atender las conversaciones importantes.
Derive a las personas que llaman por primera vez al equipo de ventas, la región o el representante adecuados en función de su elección, garantizando así una respuesta más rápida y una mejor gestión de los clientes potenciales.
Dirija a las personas que llaman al equipo de asistencia adecuado o a la cola correcta desde el principio, reduciendo así las llamadas mal encaminadas y mejorando el tiempo de resolución.
Automatice el desvío de llamadas entre departamentos, oficinas o regiones mediante menús estructurados que reflejen la organización de su empresa.
Desvíe las llamadas fuera del horario laboral al buzón de voz, a números alternativos o a flujos de llamadas específicos en función de su disponibilidad.
Configure fácilmente una recepcionista digital que dé la bienvenida a las personas que llaman y desvíe cada llamada al lugar adecuado
Grabe o suba el mensaje que escucharán las personas que llamen a su número, en el que se presente su empresa y se indiquen las opciones del menú.
Defina las opciones entre las que pueden elegir las personas que llaman, como, por ejemplo, derivarlas al departamento de ventas, al de atención al cliente o a otras áreas de su equipo.
Asigne opciones de destino a las llamadas, ya sea un miembro del equipo, un grupo o un buzón de voz, creando así experiencias fluidas para los clientes.
Ajuste con precisión la forma en que se ponen en cola, se gestionan y se desvían las llamadas gracias a unas opciones de configuración flexibles
Permita a los usuarios seleccionar opciones de uno o varios dígitos, en función de cómo esté estructurado su menú de opciones.
Establezca el tiempo de que disponen las personas que llaman para realizar una selección y permítales confirmar su elección de forma inmediata.
Decida cómo debe responder el sistema cuando una persona que llama seleccione una opción que no está disponible.
Asigne las opciones del menú a extensiones, colas, buzón de voz u otras funciones de gestión de llamadas.
Lleve más allá la distribución y la gestión de sus llamadas
Gestione el volumen de llamadas entrantes colocando a los usuarios en una cola y distribuyendo las llamadas entre los miembros de su equipo a medida que estén disponibles.
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Controle cómo se desvían las llamadas en función del horario comercial, los horarios o la disponibilidad, garantizando que las llamadas se gestionen adecuadamente en todo momento.
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Datos clave sobre su funcionamiento, su configuración y cómo se desvían las llamadas.
Una recepcionista digital responde a las llamadas entrantes mediante un menú y deriva a los usuarios en función de la opción que seleccionen. Cada opción conecta al usuario con el equipo, la extensión o la función de gestión de llamadas correspondiente.
Sí. Puede crear sus propias opciones de menú, asignar números a cada una de ellas y definir a dónde debe desviarse cada llamada en función de sus necesidades.
Las llamadas pueden desviarse a extensiones, equipos, colas, buzón de voz u otras funciones de gestión de llamadas, en función de cómo esté configurado su sistema.
Puede definir cómo responde el sistema, por ejemplo, volviendo a reproducir el menú o indicando a la persona que llama que lo intente de nuevo, lo que garantiza que la llamada se gestione correctamente.
La configuración se puede completar en cuestión de minutos a través del portal del cliente, creando su mensaje de bienvenida, definiendo las opciones del menú y asignando el enrutamiento de las llamadas.
Configure y gestione su flujo de llamadas con un conjunto completo de funciones de comunicación y enrutamiento
