Continuando con el post de la semana pasada, la comunicación unificada (UC) se está convirtiendo lenta pero gradualmente en la necesidad más importante de cualquier empresa en la era digital y de la información actual. La adopción de soluciones de comunicación unificada está aumentando rápidamente y las empresas que ya han adoptado la tecnología hablan muy bien de ella, ya que han experimentado un aumento de la eficiencia y la productividad en su lugar de trabajo con una estrategia versada de UC. Pero, ¿qué ocurre con las empresas que aún no la han adoptado y están pensando en diseñar un plan para implantar una estrategia de CU plenamente funcional?
Es importante que las empresas que están en proceso de adoptar las comunicaciones unificadas como parte de sus soluciones de comunicaciones globales comprendan que las CU no son un único producto. Se trata más bien de un conjunto de productos que trabajan juntos para ofrecer una interfaz de usuario y una experiencia coherentes y unificadas en todos los dispositivos.
Las soluciones de comunicaciones unificadas realizan operaciones fluidas consolidando correo electrónico, fax, teléfono, videoconferencia, chat y colaboración independientemente del dispositivo utilizado. El objetivo fundamental de una estrategia de comunicaciones unificadas de éxito es reducir la latencia de las comunicaciones. Para las empresas que buscan diseñar una estrategia de comunicaciones unificadas perfecta, he aquí algunas cuestiones a tener en cuenta.
1. ¿Qué características debe adoptar su empresa como parte de una estrategia de CU?
Las soluciones de comunicaciones unificadas constan de diferentes funciones, como videoconferencia, enrutamiento y desvío de llamadas, mensajería instantánea, colaboración y muchas otras. La lista de funciones que ofrece una estrategia de comunicaciones unificadas es interminable. Sin embargo, adaptarse a todas estas funciones puede resultar bastante caro y una tarea tediosa de hacer de una sola vez. Por lo tanto, es importante que las empresas comprendan sus requisitos empresariales en lo que respecta a las comunicaciones unificadas. Evaluar qué características de comunicación son las más utilizadas por sus empleados y así desplegar sólo esas soluciones, no sólo aumentará su eficiencia de trabajo, sino también su productividad.
2. ¿A qué retos pueden enfrentarse las empresas al desplegar soluciones de CU?
Uno de los mayores retos a los que se enfrentan la mayoría de las empresas al implantar una solución de comunicaciones unificadas es la integración perfecta de varios métodos de comunicación. De hecho, los requisitos de equipamiento y software para cada una de las funciones pueden ser una tarea desalentadora y deben realizarse de forma eficiente para proporcionar una experiencia de usuario sin fisuras. Si la interfaz no es buena, a los empleados les resultará difícil utilizarla y, por tanto, no será beneficiosa.
Otro reto al que se enfrentan las empresas es el despliegue parcial de las funciones de comunicaciones unificadas. Si los empleados no tienen acceso a las funciones necesarias, su productividad y eficiencia se verán afectadas. Es importante que las empresas integren todas las funciones que necesitan los empleados.
Por otra parte, si una empresa trata de integrar funciones no deseadas (o sin importancia) como parte de su estrategia de CU, esto se traducirá en un aumento de los gastos de capital y de los costes generales. Por lo tanto, tener en cuenta los requisitos presupuestarios es otro de los retos por los que pasan la mayoría de las empresas.
3. ¿Pueden las empresas integrar fácilmente y sin problemas una estrategia de CU plenamente funcional en su sistema actual?
Para que una estrategia de comunicaciones unificadas funcione a la perfección con los sistemas actuales, es imprescindible que la red, los routers y los servidores existentes puedan soportar la carga adicional desplegada por la estrategia de comunicaciones unificadas. Si la empresa opta por soluciones VoIP, también es importante disponer del ancho de banda adecuado para garantizar un funcionamiento sin problemas.
