Imagine una cafetería en expansión. Más allá de la taza de café, el éxito radica en la conexión con los clientes y socios, especialmente por teléfono; por lo tanto, un sistema telefónico eficiente es esencial para un funcionamiento fluido y una experiencia del cliente de primera categoría.
En este artículo veremos cómo Café Saint-Henri (CSH), un conocido tostador de cafés canadiense, pasó de la telefonía tradicional a un sistema VoIP a medida y encontró una solución fiable, asequible y repleta de funciones para conectar sus múltiples ubicaciones y crear una mejor experiencia para los clientes.
Café Saint-Henri: la riqueza del café de Montreal
Café Saint-Henri es un reconocido tostador de cafés de especialidad con sede en Montreal, que cautiva a los entusiastas del café con bebidas excepcionales. Con más de una década de experiencia, se han convertido en un elemento básico de la escena cafetera de Montreal, con ocho locales repartidos por Montreal y Quebec City. La empresa está profundamente comprometida con las prácticas éticas, comprando directamente el 80% de sus granos a los agricultores bajo los principios del comercio justo, lo que garantiza la transparencia y la trazabilidad.
Además de servir café de alta calidad, Café Saint-Henri ofrece una gama de productos diseñados para los entusiastas del café, y ha ampliado su alcance con máquinas de café de alta calidad para oficinas, la venta de diversas variedades de café y productos, y la oferta de suscripciones de café personalizadas a través de su sitio web. Haga clic aquí para obtener más información sobre sus establecimientos.
Al centrarse en la calidad, la sostenibilidad y una variada gama de productos, ofrece a sus clientes una experiencia cafetera inigualable.
El reto: Sistemas de telefonía tradicional que no podían hacer frente a la creciente demanda
A medida que crecía la popularidad del negocio, también aumentaban las exigencias de su infraestructura de comunicaciones. La empresa utilizaba un sistema telefónico tradicional, basado en líneas físicas, y en consecuencia, su flexibilidad era limitada, añadir o cambiar líneas era complicado, y carecían de funciones avanzadas, por lo que no podían seguir el ritmo de sus operaciones en expansión.
Café Saint-Henri se enfrentó a varios retos con su sistema telefónico actual, que suponían un obstáculo para alcanzar sus objetivos de eficiencia empresarial. Algunos de los retos específicos eran :
- Infraestructura desactualizada: Dependían de las líneas telefónicas tradicionales, que limitaban sus capacidades de comunicación y generaban costes elevados.
- Facturas telefónicas crecientes: A medida que crecían sus operaciones, también lo hacían sus gastos de telefonía. Las líneas telefónicas tradicionales eran costosas y la empresa buscaba una alternativa rentable que ofreciera una funcionalidad similar o mejor.
- Líneas telefónicas ocupadas: Con múltiples ubicaciones y una próspera base de clientes, Café Saint-Henri se enfrentaba con frecuencia a la frustración de las líneas telefónicas ocupadas. Esto dificultaba su capacidad para ofrecer un servicio rápido al cliente y suponía un riesgo para su satisfacción.
- Los retos específicos del sector de los restaurantes estaban relacionados con el ritmo acelerado de las operaciones, el elevado volumen de llamadas y la necesidad de una integración perfecta con sus sistemas de punto de venta.
La solución: Un cambio estratégico a VoIP para una comunicación optimizada
Café Saint-Henri formó una asociación estratégica con VoIP.ms para mejorar su infraestructura de comunicaciones. Aprovechando la experiencia de VoIP.ms, estableció un sistema de telefonía empresarial diseñado específicamente para los requisitos específicos del café, integrando a la perfección los servicios de VoIP con equipos de audio de alta calidad.
El nuevo sistema telefónico se basó en varias funciones y servicios avanzados ofrecidos por VoIP.ms, entre ellos:
- Configuración de extensiones internas: eliminando la necesidad de costosas llamadas entre distintas ubicaciones. Esta conectividad fluida permitió la comunicación y colaboración eficientes en todas sus tiendas.
- IVR (recepcionista digital): esta función ofrecía a las personas que llamaban, como clientes y vendedores, un menú de directorio de llamadas bien organizado. Esto mejoró la experiencia global de la llamada y ayudó a Café Saint-Henri a evitar las llamadas spam y a dirigir eficazmente a las personas que llamaban a los lugares deseados.
- Condiciones de tiempo: esta función garantiza una gestión eficaz de las llamadas, incluso en horas punta o cuando determinados departamentos están temporalmente ocupados.
- Filtrado de identificadores de llamadas: establecimiento de reglas específicas para las llamadas entrantes de determinadas personas. Esta personalización mejoró el control del encaminamiento de llamadas y dio prioridad a las llamadas de contactos importantes.
La colaboración con socios de hardware especializados, como Amtectel, distribuidor de dispositivos, fue clave para construir un sistema de comunicación de vanguardia, proporcionando hardware de alta calidad. Los dispositivos seleccionados fueron terminales inalámbricos SNOM M100 KLE y bases M10 KLE para las cafeterías. El despliegue de estos dispositivos sentó las bases de una infraestructura de comunicaciones sólida y eficaz.
Resultados
La implementación del sistema de telefonía VoIP mejoró la comunicación, la satisfacción de los clientes y supuso un importante ahorro de costes. Algunos resultados notables para Café Saint-Henri son:
- Mejora de la comunicación entre tiendas: Con la capacidad de comunicarse sin esfuerzo a través de sus tiendas utilizando extensiones internas, Café Saint-Henri experimentó una mejora significativa en la colaboración y coordinación entre tiendas. Los gerentes y el personal de las tiendas pudieron conectarse y compartir información fácilmente, fomentando un flujo de trabajo fluido y garantizando una prestación de servicios coherente.
- Gestión de llamadas optimizada: Con la introducción de un sistema IVR, Café Saint-Henri se aseguró de que las llamadas entrantes se dirigieran a las extensiones adecuadas para obtener una respuesta oportuna. Además, la función de filtrado CallerID les permitió identificar y priorizar los contactos clave, mejorando sus flujos de trabajo de servicio.
- Ahorro de costes y eficiencia operativa: Una de las ventajas más sustanciales de la transformación de VoIP fue la drástica reducción de los gastos generales de telefonía. Al sustituir las líneas telefónicas analógicas tradicionales por la tecnología VoIP, Café Saint-Henri consiguió un notable ahorro de costes del 77% en comparación con cuando utilizaban la telefonía convencional.
Cómo empezar
Cada empresa es distinta, y nuestra misión es ofrecer soluciones que realmente se adapten a sus necesidades específicas. Benefíciese de nuestra amplia experiencia y aproveche la capacidad de nuestro equipo especializado para optimizar su infraestructura de comunicaciones. Tanto si se trata de una pequeña empresa emergente como de una gran empresa, contamos con los conocimientos y los recursos necesarios para proporcionarle un sistema de telefonía VoIP que satisfaga con precisión sus necesidades exclusivas.
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