Un grupo de llamada proporciona a las empresas una forma eficaz de recibir llamadas en diferentes dispositivos simultáneamente. Las empresas normalmente hacen uso de los grupos de timbres para distribuir eficazmente las llamadas entrantes dentro de los diferentes departamentos, mediante la guía de una recepcionista digital (IVR), a Contabilidad, Ventas, Tecnología y Atención al Cliente, por ejemplo. Cuando un cliente llama a un número de atención al cliente vinculado a un grupo de timbres, todos los dispositivos vinculados al grupo empiezan a sonar simultáneamente.
Utilizando un grupo de timbre, una empresa obtiene la capacidad de hacer sonar hasta 8 dispositivos a la vez, así como ser capaz de incluir hasta 4 números de desvío de llamadas en el grupo mientras se configura la duración del timbre por cada entrada.
Escenario de grupo de llamada
Por ejemplo, supongamos que una pequeña empresa, que sólo tiene seis empleados en total, configura un grupo de timbre con todos ellos incluidos. Cada vez que se reciba una llamada, las seis extensiones empezarán a sonar al mismo tiempo, para que los empleados tengan la misma oportunidad de responder a la llamada.
Ventajas de los grupos de llamada
1. Aumento de la eficiencia
Las empresas pueden asignar el grupo de timbre directamente a su número (DID) o a su Respuesta de Voz Interactiva (IVR) para llegar a un grupo específico de personas cuyo teléfono sonará al mismo tiempo. Esto ayuda a aumentar la eficiencia de sus empleados y garantiza el mejor servicio posible al cliente.
2. Reducción del tiempo de espera
Cuando un cliente llama para obtener asistencia del servicio de atención al cliente y espera a que su llamada sea atendida por un único representante, puede permanecer en espera durante bastante tiempo o, lo que es peor, abandonar la llamada. Con los grupos de llamada, las empresas no sólo reducen el porcentaje de llamadas perdidas, sino que también pueden reducir el tiempo de espera de los clientes, ya que cualquier persona del grupo que esté disponible para atender la llamada la responderá inmediatamente.
3. Accesibilidad
Con un grupo de llamada, puede incluir hasta 4 números de teléfono fijo o móvil a los que desviar la llamada, lo que supone una mayor accesibilidad y movilidad para sus empleados. Por ejemplo, un empleado puede trabajar fácilmente desde casa simplemente añadiendo su teléfono móvil al grupo de llamada del día. Así, con los grupos de llamada, los empleados no tienen que estar siempre en su mesa.
