La société 9171-5573 Québec Inc., exerçant ses activités sous le nom de VoIP.ms (ci-après dénommée collectivement « VoIP.ms », « nous », « notre » ou « nos »), accorde une grande importance à la vie privée de ses utilisateurs et s’engage à respecter et à protéger leurs données personnelles conformément à la législation en vigueur.
La présente Politique de confidentialité (« Politique ») a pour objectif d’expliquer et de décrire la manière dont nous collectons, traitons, utilisons, hébergeons et divulguons vos données à caractère personnel. La présente Politique est conçue pour se conformer aux lois québécoises et canadiennes en matière de protection de la vie privée et, le cas échéant, au Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») pour les personnes physiques résidant dans l’Union européenne (« UE »).
1. Champ d’application de la politique
La présente politique s’applique aux données à caractère personnel que nous collectons, traitons, utilisons et conservons lorsque vous utilisez notre site web ou nos services de télécommunications dans le cloud, que ce soit en tant que titulaire d’un compte VoIP.ms ou en tant que participant à des communications avec un titulaire de compte (collectivement, les «Services »). Elle s’applique également aux données à caractère personnel collectées lorsque vous postulez à une offre d’emploi via notre site web.
Veuillez noter que la présente politique ne s’applique pas aux informations collectées par des sites Web ou des services tiers accessibles via des liens figurant sur notre site Web ou nos Services. VoIP.ms n’exerce aucun contrôle sur ces sites Web ou services tiers, et nous vous recommandons de consulter leurs politiques de confidentialité avant d’interagir avec eux.
Par ailleurs, la présente politique ne s’applique pas aux informations recueillies auprès des employés, administrateurs ou autres représentants de VoIP.ms. Ces personnes sont invitées à consulter la politique de confidentialité interne de VoIP.ms pour savoir comment leurs données à caractère personnel sont gérées.
2. Acceptation
Votre utilisation de nos Services est également soumise au respect de nos Conditions générales d’utilisation, disponibles sur notre site web. En accédant à nos Services, vous acceptez d’être lié par les conditions générales énoncées dans la présente Politique. Si vous n’acceptez pas d’être lié par ces conditions générales, veuillez ne pas accéder à nos Services ni à leurs fonctionnalités, ni les utiliser.
3. Modifications apportées à la politique
Nous mettons occasionnellement à jour la présente Politique et nous nous réservons le droit d’en modifier le contenu à tout moment, à notre seule discrétion. Toute modification apportée sera publiée sur notre site web et pourra vous être notifiée par e-mail. La date de la dernière version de la présente Politique figure au bas de la page. Nous vous recommandons d’imprimer une copie de la présente Politique pour vos archives et de consulter régulièrement cette section de nos Services. Vous êtes réputé avoir accepté toute modification apportée à la présente Politique si vous continuez à utiliser nos Services après une telle modification.
4. Consentement
VoIP.ms reconnaît que votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de données à caractère personnel doit être clair, libre et éclairé. Votre consentement doit être donné à des fins spécifiques. En fonction de la nature et du caractère sensible des données à caractère personnel, votre consentement peut être explicite (ce consentement peut être donné oralement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (par exemple, lorsque vous nous communiquez volontairement des données à caractère personnel). En règle générale, VoIP.ms sollicitera votre consentement au moment de la collecte, sauf si la loi nous y oblige ou nous y autorise.
À des fins de clarté, l’utilisation de nos Services ou de notre site web vaut consentement implicite à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de vos données à caractère personnel par VoIP.ms, conformément aux dispositions de la présente Politique. Si vous n’acceptez pas que VoIP.ms collecte, utilise et divulgue vos données à caractère personnel comme décrit dans la présente Politique, vous avez la possibilité de ne pas utiliser nos Services.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve des restrictions légales applicables et d’un préavis raisonnable. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos données à caractère personnel, nos Services pourraient ne plus vous être accessibles, et VoIP.ms pourrait ne plus être en mesure de vous fournir certains services. Le retrait de votre consentement n’affectera pas la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.
5. Collecte de données à caractère personnel
VoIP.ms ne collecte que les données à caractère personnel nécessaires à l’établissement, à la gestion et au maintien de sa relation avec vous.
Par exemple, des données à caractère personnel peuvent être collectées lorsque vous utilisez nos Services, que vous saisissez des informations dans nos Services, que vous postulez à une offre d’emploi publiée sur notre site web, que vous vous inscrivez pour recevoir notre newsletter ou que vous contactez notre service client.
Les données à caractère personnel collectées peuvent inclure, sans s’y limiter :
Veuillez noter que nous n’avons aucun contrôle sur le contenu que vous, tout utilisateur de nos Services ou tout interlocuteur interagissant avec vous dans le cadre de votre utilisation des Services, pourriez inclure dans une communication effectuée par l’intermédiaire de nos Services. Par conséquent, d’autres types de données à caractère personnel, y compris des données à caractère personnel sensibles, peuvent être collectées et traitées par VoIP.ms en raison de votre utilisation de nos Services.
6. CONFORMITÉ AUX NORMES KYC ET CONSERVATION DES DONNÉES
Dans le cadre de notre engagement en faveur du respect de la réglementation et d’une prestation de services responsable, nous nous conformons aux exigences « Know Your Customer » (KYC) imposées par la Commission fédérale des communications (FCC).
Afin de respecter ces obligations et de contribuer à prévenir toute utilisation abusive de nos services, nous pouvons être amenés à collecter et à conserver temporairement des informations à caractère personnel (ICP) pour mener à bien le processus de validation.
6.1. Les données que nous collectons
Dans le cadre de la validation KYC, nous pouvons collecter les types de données à caractère personnel suivants :
6.2. Pourquoi nous collectons ces données
Ces informations sont collectées uniquement dans le but de :
6.3. Durée de conservation de ces données
Nous conserverons la plupart des données à caractère personnel fournies dans le cadre de votre dossier client. Toutefois, VoIP.ms ne conserve pas les numérisations, les photographies ou les copies des pièces d’identité officielles ou des factures de services publics fournies au-delà de la durée nécessaire pour :
Une fois qu’elles ne sont plus nécessaires, ces informations sont supprimées de manière sécurisée, conformément aux meilleures pratiques du secteur et aux normes de protection des données.
7. Comment nous collectons les données à caractère personnel
En règle générale, nous recueillons vos données à caractère personnel directement auprès de vous. Toutefois, nous pouvons également collecter des données à caractère personnel vous concernant auprès de sources externes, avec ou sans votre consentement, si la loi l’autorise.
Voici les différentes façons dont nous collectons des informations personnelles vous concernant:
8. Utilisation de vos données personnelles
Les finalités pour lesquelles VoIP.ms collecte vos données à caractère personnel sont déterminées avant ou au moment de la collecte. VoIP.ms peut utiliser vos données à caractère personnel aux fins suivantes :
VoIP.ms peut également utiliser vos données personnelles pour établir des statistiques, par exemple afin d’identifier les tendances d’utilisation de ses Services et de les améliorer. Toutefois, ces statistiques ne permettront pas de vous identifier et ont été rendues anonymes. VoIP.ms conserve la propriété exclusive de ces statistiques anonymisées, ainsi que de toute autre information anonymisée collectée par le biais de ses Services.
VoIP.ms peut également créer des ensembles de données anonymisées à partir d’informations personnelles, dont elle restera l’unique propriétaire. À titre indicatif, les informations sont considérées comme anonymisées lorsqu’il est, à tout moment et compte tenu des circonstances, raisonnablement prévisible qu’elles ne permettent plus, de manière irréversible, de vous identifier directement ou indirectement.
Vos données personnelles ne seront pas utilisées à d’autres fins que celles décrites ci-dessus, sauf si nous obtenons votre consentement ou si la loi l’exige ou l’autorise. Sans préjudice de ce qui précède, VoIP.ms ne vendra ni ne louera jamais vos données personnelles à des tiers sans votre consentement explicite préalable.
Toutefois, VoIP.ms peut utiliser vos données personnelles à d’autres fins que celles décrites dans le présent document, sans votre consentement, dans les cas suivants :
9. Informations sensibles
VoIP.ms ne vous demandera jamais de communiquer des informations personnelles sensibles pour accéder à ses Services et les utiliser, et nous vous demandons d’éviter de nous communiquer de telles informations lors de l’utilisation de nos Services. Si vous choisissez de communiquer des informations personnelles sensibles à VoIP.ms ou dans le cadre de votre utilisation des Services, vous reconnaissez que ce partage constitue un consentement explicite permettant à VoIP.ms d’utiliser et de traiter ces informations personnelles sensibles dans le strict respect des conditions de la présente Politique. Cela peut inclure la divulgation de ces informations personnelles sensibles en dehors de la province ou de l’État dans lequel vous résidez habituellement, lorsque cela est nécessaire pour que VoIP.ms puisse vous fournir ses services.
À titre de référence, les informations personnelles sensibles sont des informations qui, en raison de leur nature (telles que les informations médicales ou biométriques, ou tout autre détail intime) ou du contexte de leur utilisation ou de leur divulgation, suscitent un niveau élevé d’attente raisonnable en matière de vie privée. Parmi les exemples de données sensibles, on peut citer les données relatives à la santé, l’orientation sexuelle, les caractéristiques morphologiques, comportementales ou biologiques, les convictions philosophiques ou religieuses, ou encore la situation financière.
10. Prise de décision automatisée
Vos données personnelles peuvent être utilisées par VoIP.ms pour prendre des décisions automatisées concernant des services susceptibles de vous intéresser ou de vous concerner, ainsi que pour détecter et prévenir la fraude. Ces décisions automatisées n’auront aucun effet juridique ni contraignant à votre égard. Sur simple demande, VoIP.ms vous fournira des informations concernant le fonctionnement de tout système automatisé de ce type.
11. Communication de vos données personnelles à des tiers
VoIP.ms reconnaît que, sauf dans les cas et selon les conditions décrits ci-dessous ou lorsque la loi l’autorise, la communication de vos données à caractère personnel à des tiers nécessite votre consentement.
L’accès à vos données personnelles au sein de notre entreprise ne nécessite pas votre consentement, mais est strictement limité aux personnes pour lesquelles ces informations sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions et responsabilités.
VoIP.ms peut partager vos informations personnelles, sans votre consentement, avec ses agents, prestataires de services, fournisseurs, consultants ou autres partenaires qui ont besoin de ces informations dans le cadre des activités de VoIP.ms ou pour aider VoIP.ms à gérer ses services et ses activités. VoIP.ms partage également vos informations personnelles avec d’autres fournisseurs de services de télécommunications afin de vous offrir des services efficaces. Par exemple, lorsque vous passez des appels locaux ou internationaux ou que vous envoyez des messages, VoIP.ms fait appel à des prestataires tiers pour acheminer efficacement vos appels et vos messages sur le réseau mondial de télécommunications. Ces agents, prestataires de services, fournisseurs, consultants et autres partenaires s’engagent contractuellement à n’utiliser les informations personnelles qui leur sont communiquées que dans le but de fournir des services spécifiques et à en respecter la confidentialité conformément à la présente Politique.
VoIP.ms peut également, sans votre consentement, divulguer vos informations personnelles lorsque la loi l’autorise ou l’exige, notamment (i) à une personne à qui ces informations doivent être communiquées en vertu de la législation applicable, (ii) afin de prévenir une fraude ou un risque grave de préjudice physique à l’encontre de toute personne, (iii) dans le cadre du recouvrement de créances, (iv) dans le cadre de l’exercice de ses droits légaux et de procédures judiciaires, ou (v) à un organisme public ou gouvernemental. Chaque fois que VoIP.ms devra divulguer des informations personnelles vous concernant, elle s’efforcera de ne divulguer que le minimum d’informations nécessaires compte tenu des circonstances.
VoIP.ms peut également partager vos informations personnelles dans le cadre d’une transaction commerciale impliquant la vente ou le transfert de tout ou partie de son activité ou de ses actifs. Cela peut notamment concerner une fusion, un financement, une acquisition, une transaction ou une procédure de faillite.
12. Communication de vos informations personnelles en dehors de la province où vous résidez habituellement
VoIP.ms peut occasionnellement divulguer vos informations personnelles en dehors de la province ou de l’État dans lequel vous résidez habituellement (vers une autre province, un autre État ou à l’étranger) afin de vous fournir ses services. Cela peut notamment être le cas dans le cadre de l’hébergement ou du traitement des données, ou encore pour acheminer vos appels et vos communications vers des destinataires situés ailleurs dans le monde. Dans de tels cas, nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour nous assurer que le prestataire de services tiers, le fournisseur ou tout autre partenaire protège vos informations personnelles selon les mêmes normes de protection que celles en vigueur chez VoIP.ms, et que vos informations personnelles ne soient pas utilisées à des fins autres que celles autorisées par la collecte ou par la loi.
13. Cookies
Notre site web utilise des cookies, qui sont de petits fichiers de données enregistrés sur votre ordinateur lorsque vous le consultez. Ces cookies servent principalement à vous offrir une expérience optimale lors de votre navigation sur notre site. Les informations personnelles collectées par le biais des cookies permettent à VoIP.ms et à ses prestataires de services d’adapter le site web à vos préférences et d’établir des statistiques sur son utilisation afin de l’améliorer.
Nous pouvons utiliser des cookies pour enregistrer des informations anonymes et non personnelles concernant vos visites sur notre site web et pour recueillir des informations sur vos activités de navigation. Les informations que nous pouvons collecter par le biais des cookies peuvent inclure : l’adresse IP de votre ordinateur, le système d’exploitation que vous utilisez, l’identité de votre fournisseur d’accès à Internet, la date et l’heure auxquelles vous avez accédé à ce site web, le site web que vous avez consulté précédemment et qui renvoyait vers le nôtre, ainsi que le contenu consulté et téléchargé sur notre site web.
Pour modifier vos préférences en matière de cookies, nous vous invitons à consulter l’outil de gestion des consentements situé dans le coin inférieur gauche de notre site web.
14. Mesures de sécurité
VoIP.ms a mis en place une série de mesures de sécurité visant à protéger vos données personnelles contre la perte ou le vol, ainsi que contre tout accès non autorisé, toute divulgation, reproduction, utilisation et modification, en tenant compte de la sensibilité de ces données et des finalités pour lesquelles elles sont utilisées.
Ces mesures de sécurité comprennent :
VoIP.ms prend également les mesures nécessaires pour s’assurer que tous ses collaborateurs soient informés du contenu de la présente politique et formés aux pratiques en matière de protection des données à caractère personnel.
Cependant, aucun mécanisme de sécurité n’étant infaillible, il existe toujours un certain degré de risque.
En cas de violation de la confidentialité impliquant des renseignements personnels, VoIP.ms signalera l’incident, lorsque la loi l’exige, à l’autorité gouvernementale compétente (telle que la Commission d’accès à l’information du Québec, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou l’autorité de régulation compétente au sein de l’Union européenne) ainsi qu’aux personnes concernées, et prendra des mesures pour atténuer l’impact de cet incident de sécurité sur les personnes touchées.
15. Précision
VoIP.ms reconnaît l’importance de veiller à ce que les informations personnelles soient exactes, complètes et à jour, et prend des mesures raisonnables pour vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des informations qu’elle utilise ou communique. Toutefois, il vous incombe d’informer VoIP.ms de tout changement significatif concernant vos données personnelles et de vous assurer que toutes les données personnelles figurant dans votre compte sont exactes.
VoIP.ms ne conserve vos données personnelles que pendant la durée nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel elles ont été collectées, au respect des obligations légales en matière de conservation, ainsi que pendant la durée nécessaire à la protection de ses intérêts commerciaux légitimes.
Une fois que les finalités pour lesquelles vos données à caractère personnel ont été collectées ou utilisées auront été atteintes, nous les détruirons ou les rendrons anonymes afin qu’elles puissent être utilisées à des fins légitimes et légales, sauf si la loi nous oblige à conserver certaines données ou si nous devons conserver des données spécifiques pour exercer nos droits ou nous défendre dans le cadre d’une procédure judiciaire. Une information est considérée comme anonymisée lorsqu’il est, à tout moment et compte tenu des circonstances, raisonnablement prévisible qu’elle ne permette plus, de manière irréversible, de vous identifier directement ou indirectement.
16. Traitement des données à caractère personnel des personnes situées dans l’Espace économique européen (EEE) et/ou dans l’Union européenne (UE)
VoIP.ms se conforme aux dispositions du RGPD lorsqu’elles s’appliquent. La section 15 de la présente politique s’applique exclusivement au traitement des données à caractère personnel relatives à l’EEE et à l’UE, dans la mesure où ce traitement a lieu alors que les personnes concernées se trouvent dans l’UE ou l’EEE, et lorsque les activités de traitement sont liées à l’offre de biens ou de services ou au suivi du comportement de ces personnes, dans la mesure où ce comportement a lieu au sein de l’EEE ou de l’UE. En cas de conflit entre la présente section 15 et le reste de la Politique, les dispositions de cette section prévaudront, mais uniquement lorsque le traitement a lieu alors que les personnes concernées se trouvent dans l’UE ou l’EEE, et lorsque les activités de traitement sont liées à l’offre de biens ou de services ou au suivi du comportement de ces personnes, dans la mesure où ce comportement a lieu au sein de l’EEE ou de l’UE.
17. Forums, blogs et wikis
Toute question ou préoccupation concernant la Politique ou la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos données à caractère personnel, y compris les demandes d’accès ou de rectification, doit être formulée par écrit et adressée au responsable de la protection des données suivant :
David Rouleau, directeur général
Adresse : 2480, boulevard des Entreprises, bureau 200, Terrebonne (Québec) J6X4J8
E-mail : [email protected].
Vous avez le droit de demander l’accès aux données à caractère personnel vous concernant détenues par VoIP.ms et de les consulter. Vous avez également le droit d’obtenir la confirmation que nous détenons des données à caractère personnel vous concernant. Nous vous fournirons vos données à caractère personnel, lorsqu’elles ont été collectées par voie électronique, dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez également demander que vos données à caractère personnel soient rectifiées si elles sont inexactes, incomplètes ou ambiguës, ou si leur collecte, leur communication ou leur conservation n’est pas autorisée par la loi, en adressant une demande au responsable de la protection des données.
VoIP.ms répondra à toute demande d’accès ou de rectification dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception de la demande écrite. En cas de refus de fournir ou de rectifier les informations, VoIP.ms vous communiquera les motifs de ce refus ainsi que les dispositions légales applicables qui le justifient, sous réserve des restrictions prévues par la loi, et vous informera de vos voies de recours.
Si VoIP.ms refuse de rectifier vos données à caractère personnel, nous vous permettrons d’ajouter à votre dossier des commentaires écrits concernant les données à caractère personnel pour lesquelles la rectification a été refusée. VoIP.ms conservera également les données à caractère personnel faisant l’objet d’une demande d’accès aussi longtemps que nécessaire pour vous permettre d’épuiser tous les recours juridiques.
Pour plus d’informations sur la protection de vos données personnelles et vos droits, vous pouvez contacter les autorités chargées de l’application de la loi :
Pour plus d’informations sur la protection de vos données personnelles et vos droits, nous vous invitons à consulter les autorités compétentes en matière de protection des données dans votre juridiction (telles que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, www.priv.gc.ca).
