Tout le monde cherche des moyens de réduire les coûts inutiles. De nombreuses variables entrent en compte pour les entreprises lorsqu’elles décident quelles dépenses sont stratégiques et lesquelles ne le sont pas. La téléphonie en fait partie. Bien qu’aucune entreprise n’aime dépenser trop pour les télécommunications, disposer d’un système de communication solide est crucial pour le succès de l’entreprise. Alors, comment les entreprises peuvent-elles maximiser les performances tout en minimisant les coûts de télécommunication?
Cela peut être surprenant que moins de 35 % des entreprises utilisent la VoIP pour leurs besoins en télécommunications. Cela signifie que de nombreuses entreprises laissent beaucoup d’argent sur la table.
La technologie VoIP est une solution fiable et abordable à la téléphonie traditionnelle et coûteuse, qui vous permet de passer des appels téléphoniques en utilisant la technologie Internet au lieu des lignes téléphoniques traditionnelles. Cela signifie que vous n’aurez pas besoin d’acheter des équipements coûteux tels que des téléphones, des télécopieurs ou des modems. Au lieu de cela, vous pouvez passer des appels sur votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone. De plus, le marché VoIP n’est pas aussi centralisé que le PSTN traditionnel, et plus de concurrence signifie des services de meilleure qualité et plus abordables pour les clients.
Passons en revue les principales opportunités d’économies supplémentaires et les avantages qu’un système VoIP, en particulier un PBX hébergé sur le cloud, offre aux entreprises :
Économies matérielles
Les coûts du matériel ont tendance à être une dépense élevée lors de la mise en place d’un bon système de téléphonie. Vous devez acheter du matériel de standard automatique et payer pour l’installation si votre entreprise a besoin d’un standard automatique. De plus, vous devez acheter du matériel supplémentaire si vous devez ajouter un deuxième standard automatique à un autre emplacement. Avec la VoIP, vous avez toute liberté pour modifier ou mettre à jour votre système en temps réel, sans aucun achat ou installation supplémentaire. Ajoutez instantanément des utilisateurs ou des téléphones, mettez à jour les IVR et acheminez les appels vers n’importe quel emplacement, le tout sans frais ni matériel supplémentaires.
Économies d’entretien
Comme pour tout ce qui repose sur une infrastructure physique, lorsque vous disposez d’un système téléphonique traditionnel, vous devez allouer une partie de votre budget à l’entretien régulier et au remplacement de l’équipement. Cependant, si vous choisissez un fournisseur VoIP basé sur le pouvoir, vous externalisez la majorité des préoccupations liées aux coûts du matériel et autres problèmes de maintenance qui ont un impact sur les bénéfices de votre entreprise. Ajoutez à cela le coût d’avoir quelqu’un pour maintenir votre infrastructure opérationnelle, et les avantages du passage au cloud deviennent presque une évidence.
Frais d’appel
Étant donné que la téléphonie IP est basée sur Internet, il n’y a pas de différence de coûts en ce qui concerne les frais d’appels interurbains. La diminution des dépenses est due au fait que la concurrence est très forte dans l’industrie VoIP. Différent de ce qui se passe sur le marché traditionnel des télécommunications, où de nombreux acteurs contrôlent le marché et les frais.
Une multitude de fonctionnalités
La plupart des bons fournisseurs de VoIP offrent des fonctionnalités avancées dont beaucoup de gens ignoraient même l’existence. Des fonctionnalités telles que la conférence audio, la réceptionniste numérique (IVR), la file d’attente d’appels, la recherche d’appels, le renvoi d’appel et bien d’autres peuvent être configurées pour peu ou pas de frais supplémentaires. Ces caractéristiques aident les PME à paraître plus professionnelles et capables d’offrir un service client exceptionnel, ce qui se traduit par des résultats commerciaux accrus.
Qu’en est-il de la fiabilité? Pouvez-vous faire confiance à la VoIP?
La plus grande question que les entreprises se posent lors de l’adoption de nouvelles technologies est la fiabilité. Même la technologie la plus avancée avec des capacités de pointe ne sera d’aucune utilité pour une entreprise si elle n’est pas fiable et cohérente. Étant donné que la communication joue un rôle si important dans la vie de toute entreprise, les systèmes de téléphonie restent la principale source de communication pour les clients. Ainsi, pour assurer une intégration transparente, les entreprises se concentrent davantage sur la fiabilité que sur les nombreux avantages qu’un certain service pourrait offrir. Il en va de même avec la VoIP. Les entreprises sont conscientes des avantages qu’il a à offrir, mais elles s’inquiètent depuis longtemps de sa fiabilité depuis la création des services VoIP.
La fiabilité de la VoIP a augmenté de façon exponentielle depuis sa création. La technologie VoIP est maintenant suffisamment améliorée pour fournir des appels de haute qualité qui sont tout aussi responsables que les anciens systèmes de téléphonie. Pourtant, les entreprises sont parfois confrontées au problème de l’incohérence et de l’irrégularité. Cependant, la plupart du temps, le problème ne vient pas des fournisseurs de services. Leurs services sont pleinement opérationnels et les problèmes résident dans le réseau de l’entreprise. Les services VoIP dépendent fortement du réseau du bureau et de la vitesse Internet pour garantir une qualité et une fiabilité vocales élevées. Voici quelques suggestions qui peuvent être utilisées pour garantir une grande fiabilité.
Vitesse Internet
La vitesse d’Internet est un élément essentiel au bon fonctionnement des services VoIP de votre entreprise. Le plus souvent, lorsque vous rencontrez une pause ou une incohérence lors d’un appel vocal, la vitesse d’Internet est la seule à blâmer. Il est essentiel de tester la vitesse d’Internet et de vérifier si elle répond ou non aux exigences minimales spécifiées par le fournisseur de services. Et si ce n’est pas le cas, vous devez mettre à niveau votre forfait Internet pour répondre aux besoins spécifiques, et vous aurez accès à des services VoIP fiables.
Connexion Internet dédiée pour la VoIP
La quantité de données utilisées dans le réseau du bureau est tout aussi importante pour la fiabilité et la cohérence de la VoIP. Vos services VoIP ne manqueront pas de demander beaucoup de travail pour un bureau avec une configuration réseau et plus de 20 employés consommant des données via le streaming vidéo et téléchargeant des fichiers volumineux. La configuration des services VoIP sur un autre réseau est essentielle dans de tels cas. Vous pouvez opter pour l’une des nombreuses lignes Internet peu coûteuses afin qu’il n’y ait pas de coût supplémentaire pour l’entreprise. Une fois que vous aurez évité les pics d’utilisation des données, la qualité des appels s’améliorera automatiquement avec le réseau connecté à vos services VoIP.
Coupure de courant et appels simultanés
Une source d’alimentation de secours sur Internet et les pannes de courant est essentielle pour maintenir vos services VoIP opérationnels. Avec un onduleur et un générateur, l’équipement VoIP et le routeur Internet reçoivent une alimentation électrique continue en cas de panne ou de panne de courant. De plus, réduisez le nombre d’appels simultanés pour obtenir un meilleur service. Avec chaque appel supplémentaire, la demande pour le service VoIP augmente, ce qui ne fera qu’ajouter à ses frais généraux.
Pour conclure, la VoIP présente une excellente opportunité de réduction des coûts pour toute entreprise sans compromettre la qualité ; Si vous ne savez toujours pas si la VoIP est la bonne solution pour votre entreprise, créez un compte et faites un essai avant de l’implémenter dans votre organisation.
