Acheminez chaque appel vers la bonne interlocutrice, mettez en place un système de gestion des appels par menu, réduisez le nombre de transferts et gérez le flux d’appels à partir d’une seule et même plateforme.
Un « réceptionniste numérique », également appelé système de réponse vocale interactive (IVR), est un menu téléphonique automatisé qui répond aux appels, accueille les appelants et les redirige vers le service ou la personne appropriée. Au lieu de répondre manuellement aux appels et de les transférer, le système gère la première interaction en proposant des options claires, telles que « Appuyez sur le 1 pour le service commercial » ou « Appuyez sur le 2 pour le service d’assistance », ce qui permet d’acheminer efficacement chaque appel.
Améliorez la manière dont les appels entrants sont traités, acheminés et gérés au sein de votre équipe
Accueillez les appelants à l'aide de messages vocaux clairs et transférez-les vers la personne ou le service approprié, sans retard ni confusion.
Configurez des menus qui reflètent la structure de votre équipe et acheminez les appels en fonction des services, des fonctions ou de la disponibilité, afin que chaque appel suive un parcours clair et logique.
Laissez votre système téléphonique d'entreprise gérer l'acheminement des appels courants afin que votre équipe puisse se concentrer sur les conversations importantes.
Orientez les nouveaux appelants vers l'équipe commerciale, la région ou le représentant approprié en fonction de leur choix, afin de garantir une réponse plus rapide et une meilleure gestion des prospects.
Orientez les appelants vers l'équipe d'assistance ou la file d'attente appropriée dès le début, ce qui permet de réduire le nombre d'appels mal acheminés et d'améliorer le délai de résolution.
Automatisez l'acheminement des appels entre les services, les bureaux ou les régions à l'aide de menus structurés qui reflètent l'organisation de votre entreprise.
Redirigez les appels en dehors des heures d'ouverture vers la messagerie vocale, d'autres numéros ou des circuits d'appel spécifiques, en fonction de votre disponibilité.
Configurez facilement un standard numérique qui accueille les appelants et achemine chaque appel vers le service approprié
Enregistrez ou téléchargez le message que les appelants entendront lorsqu'ils composeront votre numéro, afin de présenter votre entreprise et les options de votre menu.
Définissez les options que les appelants peuvent choisir, par exemple les orienter vers le service commercial, le service client ou d'autres services de votre équipe.
Associez les options d'appel à la destination souhaitée, qu'il s'agisse d'un collaborateur, d'un groupe ou d'une messagerie vocale, afin d'offrir une expérience fluide à vos clients.
Affinez la gestion de la mise en file d’attente, du traitement et de l’acheminement des appels grâce à des options de configuration flexibles
Permettez aux appelants de choisir entre des options à un ou plusieurs chiffres, en fonction de la structure de votre menu téléphonique.
Définissez le délai dont disposent les appelants pour faire leur choix et permettez-leur de le confirmer immédiatement.
Déterminez comment le système doit réagir lorsqu'un appelant sélectionne une option indisponible.
Associez les options du menu à des extensions, des files d'attente, la messagerie vocale ou d'autres fonctionnalités de gestion des appels.
Allez plus loin dans la répartition et la gestion de vos appels
Gérez le volume d'appels entrants en plaçant les appelants dans une file d'attente et en répartissant les appels entre les membres de votre équipe au fur et à mesure qu'ils se libèrent.
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Gérez l'acheminement des appels en fonction des horaires d'ouverture, des plannings ou de la disponibilité, afin de garantir un traitement adéquat des appels à tout moment.
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Informations essentielles sur son fonctionnement, sa configuration et l’acheminement des appels.
Une réceptionniste numérique répond aux appels entrants à l’aide d’un menu et redirige les appelants en fonction de l’option qu’ils sélectionnent. Chaque choix met l’appelant en relation avec l’équipe, le poste ou la fonctionnalité de gestion des appels appropriée.
Oui. Vous pouvez créer vos propres options de menu, attribuer un numéro à chacune d’entre elles et définir la destination de chaque appel en fonction de vos besoins.
Les appels peuvent être acheminés vers des postes, des équipes, des files d’attente, la messagerie vocale ou d’autres fonctionnalités de gestion des appels, selon la configuration de votre système.
Vous pouvez définir la manière dont le système réagit, par exemple en rediffusant le menu ou en invitant l’appelant à réessayer, afin de garantir que l’appel soit toujours traité correctement.
La configuration peut être effectuée en quelques minutes via le portail client : il vous suffit de créer votre message d’accueil, de définir les options du menu et de configurer l’acheminement des appels.
Créez et gérez votre flux d’appels grâce à un ensemble complet de fonctionnalités de communication et de routage
