Une communication efficace est essentielle dans notre vie quotidienne, mais surtout dans les affaires. Qu’il s’agisse de favoriser une relation de travail fluide entre les travailleurs ou de communiquer et de répondre aux besoins des clients, une communication efficace augmente sans aucun doute l’efficacité et la productivité de manière positive. Voici quelques-unes des fonctionnalités VoIP les plus fréquemment utilisées par les entreprises, ainsi que quelques directives sur la manière de les configurer.
1- L’audioconférence
La fonction d’audioconférence vous permet de relier plusieurs personnes en même temps avec votre numéro DID. Elle est idéale pour les professionnels et les agents commerciaux qui passent fréquemment des appels à plusieurs personnes. Grâce à cette fonction, l’organisateur de la conférence téléphonique dispose d’un tableau de bord qui l’aide à contrôler certains aspects de l’appel en temps réel. En tant qu’organisateur, vous pouvez lancer une réunion par appel audio et l’enregistrer pour l’écouter et/ou la télécharger plus tard.
Comment mettre en place une audioconférence dans votre portail client :
- Pour commencer, rendez-vous sur votre portail client >> Numéros DID >> Audioconférence
- Ensuite, cliquez sur le bouton « Ajouter une conférence » pour créer une entrée. Ensuite, remplissez les champs « informations », puis cliquez sur l’onglet « Participants et paramètres de la conférence » pour créer un profil de membre et configurer les paramètres en fonction de vos besoins.
Notez que vous pouvez créer plusieurs profils avec des paramètres différents pour chacun d’entre eux.
3- Après avoir créé un profil de membre, cliquez sur l’onglet « enregistrement », dans cette section, vous pouvez personnaliser chaque invite d’enregistrement utilisée dans la conférence. Au préalable, vous devez avoir téléchargé un fichier d’enregistrement, sélectionner les paramètres souhaités et cliquer sur « enregistrer la conférence ».
4- Ensuite, reliez un DID à votre nouveau pont de conférence pour utiliser cette fonction. Naviguez dans la barre de navigation et sélectionnez Numéros DID >> Gestion des DID.
5- Enfin, dans la colonne « Actions », cliquez sur le bouton « éditer », pour le DID que vous devez utiliser avec cette conférence, puis, acheminez-le vers une conférence. Ensuite, enregistrez vos modifications en cliquant sur le bouton « Cliquez ici pour appliquer les modifications ».
Pour en savoir plus, consultez notre article Wiki ici.
2. Réceptionniste Digitale (IVR)
Cette fonction permet d’accueillir vos clients avec votre propre message d’accueil les invitant à contacter un service ou une personne spécifique. Elle est utile pour toutes les tailles d’entreprises, pour les petites et moyennes entreprises, elle permet d’être perçues comme plus professionnelles et leur donne un coup de pouce supplémentaire pour répondre aux appels, pour les grandes entreprises, elle est géniale avec un volume d’appels élevé parmi d’autres grands avantages. Un exemple de la mise en place d’un IVR sera le plus courant : Appuyez sur le 1 pour les ventes, sur le 2 pour le support, sur le 3 pour parler à un représentant, etc. La réponse vocale interactive (IVR), comme on l’appelle, peut être mise en place en suivant quelques étapes simples.
Comment mettre en place un IVR à partir de votre portail client :
1- Pour commencer, allez sur votre portail client >> Numéros DID >> Réceptionniste digitale (IVR)
2- Procédez en cliquant sur le bouton « Créer un nouveau IVR »
3- Dans la fenêtre affichée, il vous sera demandé de fournir certaines informations :
- le nom pour l’entrée IVR
- un enregistrement du message que les appelants entendront dans un fichier .WAV, 16 bits mono, 8Khz et le feront téléversé sous Numéros DID >> Enregistrements avant de créer l’entrée IVR,
- le délai imparti à l’appelant pour appuyer sur les chiffres qui suivent le message
- une langue pour les messages du système, et
- une boîte vocale, qu’il s’agisse de votre boîte vocale DID ou de la boîte vocale du compte.
Notez que si vous avez des options de basculements configuré sur votre DID, pour le statut « Pas de réponse », cela remplacera les messageries vocales des sous-comptes, et l’appel ira vers le routage de basculement.
4- Après avoir saisi ces informations, vous devrez déterminer les numéros sur lesquels les appelants doivent appuyer pour atteindre les extensions souhaitées (jusqu’à 12 chiffres) ainsi que la destination choisie parmi les options proposées.
5- Une fois que vous avez tout configuré, cliquez sur « enregistrer le IVR », puis acheminez l’un de vos DID vers ce dernier à partir de votre portail principal. Allez sur Numéros DID >> Gestion des DID et dans la colonne « Actions », cliquez sur le bouton Modifier DID afin de modifier votre numéro. Ensuite, vous sélectionnerez IVR sous l’option Routage et cliquez ensuite sur »Cliquez ici pour appliquer les modifications » au bas de la page.
Vous pourrez modifier, dupliquer ou supprimer votre IVR par la suite.
Pour en savoir plus sur la configuration d’un IVR, cliquez ici.
3. Files d’attente
Cette fonction vous permet d’avoir plusieurs appelants en attente sur la ligne jusqu’à ce qu’un agent soit disponible pour répondre à leur appel. Cela permet aux entreprises qui ont un grand volume d’appels entrants d’être gérées de manière organisée. En utilisant cette fonction de manière efficace, vous pouvez améliorer l’expérience de vos clients et accroître l’efficacité globale de votre entreprise.
Comment mettre en place une file d’attente à partir de votre portail client :
1- Dirigez-vous dans votre portail client >> Numéros DID >> Files d’attente, cliquez sur le bouton « Créer une nouvelle file d’attente », puis fournissez les informations requises sur la file d’attente dans les champs prévus à cet effet.
– Le numéro de la file d’attente pour que les agents dynamiques puissent se connecter à la file appropriée, par exemple sélectionner la file 1 pour le service des ventes, etc.
- Saisissez le nom de votre file d’attente, par exemple équipe de vente
- Sélectionnez la langue des annonces du système
- Prédéfinez un mot de passe optionnel pour les agents dynamiques, le mot de passe à 4 chiffres permet d’accéder à la file d’attente
- Préfixe optionnel de l’identification de l’appelant
- Prévoyez un enregistrement pour votre file d’attente, par exemple en faisant une annonce pour le service commercial de l’entreprise afin que pendant que les clients attendent, ils entendent un enregistrement de tous les produits et des remises.
2- Ensuite, dans les menus déroulants, sélectionnez les options de votre file d’attente :
– Vous pouvez choisir le temps d’attente maximal
– Annonce de l’agent
– Signalez le temps d’attente à l’agent
– Stratégie de sonnerie
– Musique en attente
– Temps d’attente maximal
– Annonces et basculements parmi de nombreuses autres options à configurer
3- Une fois que vous avez fait votre sélection, cliquez sur « enregistrer la file d’attente » puis, vous pouvez l’attribuer à autant de numéros DID que vous le souhaitez sans avoir besoin de la créer à nouveau.
- Allez sur votre portail client >> Numéros DID >> Gestion des DID et de là, vous pouvez acheminer les numéros DID pour aller directement à la file d’attente. De préférence, vous aurez un IVR avec une option numérique pour atteindre une file d’attente d’appels. Par exemple, en appuyant sur 1 dans votre IVR, vous atteindrez votre équipe de vente, qui aura alors une file d’attente d’appels. Vous pouvez également faire intégrer la file d’attente dans une condition de temps ou une option de basculement de vos DID.
- Pour en savoir plus sur la configuration d’une file d’attente, cliquez ici.
4. Recherche d’appel
Cette fonction vous permet de faire sonner les appels entrants sur différentes destinations désignées comme « membres d’appels à rechercher » les uns après les autres, pendant une durée déterminée jusqu’à ce que l’un de ces membres prenne l’appel. Une entrée de recherche d’appel peut compter jusqu’à 8 membres et différents types de membres peuvent être ajoutés à une entrée tels que le compte principal, les sous-comptes, les URI SIP, le renvoi d’appel et les groupes de sonneries.
Comment configurer la fonction de recherche d’appel à partir de votre portail client :
1- Tout d’abord, à partir de votre portail principal, consultez les numéros DID >> Recherche d’appels. Cliquez sur le lien « Ajouter recherche d’appel », ce qui vous mènera à un autre écran.
2- Ensuite, fournissez diverses informations telles que :
- Une description de votre entrée
- Un morceau de musique à jouer pendant que l’appelant garde la ligne
- Langue du système par défaut
- L’ordre à suivre, et
- Sélection jusqu’à 8 membres maximum.
3- Enfin, vous pouvez y accéder à partir de votre portail principal. Allez sur Numéros DID >> Gestion des DID et dans la colonne « Actions », cliquez sur le bouton « Modifier DID ». Ensuite, vous sélectionnerez « Recherche d’ appels » sous l’option « Routage« . Cliquez ensuite sur »Cliquez ici pour appliquer les changements » au bas de la page.
Pour en savoir plus sur la configuration, cliquez ici.
5. Renvoi d’appel
Le renvoi d’appel permet de rediriger un appel entrant vers un téléphone portable ou tout autre numéro de téléphone auquel l’appelé souhaité est en mesure de répondre. Vous pouvez définir n’importe quel numéro, même les numéros internationaux.
Notez que le renvoi d’appel entraîne des frais à la fois pour les appels entrants et sortants.
Comment configurer la fonction de renvoi d’appel à partir de votre portail client :
- Depuis votre portail client, créez une entrée de renvoi d’appel Portail client >>> Numéros DID >> Renvoi d’appel >> Ajouter un renvoi.
- Ensuite, entrez votre numéro de téléphone local, y compris les préfixes 00 ou 011 dans le cas de numéros internationaux. Dans le cas de ces derniers, n’oubliez pas d’activer l’option Appels internationaux dans votre compte.
- Un Outrepassement de l’identification de l’appelant pour que l’appelant puisse reconnaitre d’où provient l’appel
- Une description pour vous aider à identifier une entrée de renvoi d’appel particulière
- Des touches DTMF pour entrer les chiffres qui seront composés une fois l’appel connecté à votre numéro de renvoi d’appel, et
- Une pause du nombre de secondes que le système attendrait avant d’envoyer les chiffres DTMF que vous avez définis avec l’option ci-dessus.
- Ensuite, pour attribuer votre entrée de renvoi d’appel à votre numéro DID que vous souhaitez faire renvoyer vers un autre numéro, allez dans le Portail client >> Numéros DID >> Gestion des DID.
- Ensuite, choisissez le(s) numéro(s) DID que vous souhaitez transmettre et sélectionnez l’option Modifier. Cela vous amènera à la page Modifier les paramètres DID où vous sélectionnerez le renvoi d’appel sous l’option d’acheminement.
- Finalement, sélectionnez votre numéro dans le menu déroulant et cliquez sur le bouton « Cliquez ici pour appliquer les changements ».
Pour en savoir plus sur la configuration, cliquez ici.
