La technologie VoIP offre de nombreuses fonctionnalités intéressantes, dont la réceptionniste digitale (IVR). Elle aide les entreprises à se présenter aux appelants et leur donne des indications à l’aide d’un menu vocal. Les entreprises s’adaptent en permanence à l’utilisation du système IVR, car il leur permet d’offrir une expérience plus personnalisée.
Cependant, tous les propriétaires d’entreprises ne sont pas conscients des capacités du système IVR. Dans cet article, nous allons examiner cinq faits différents concernant la IVRque tout propriétaire d’entreprise devrait connaître. Examinons-les plus en détail et discutons-en un par un.
1. L’IVR est interactive par définition
IVR signifie Interactive Voice Response (réponse vocale interactive). Le système IVR peut interagir avec les appelants et les aider à résoudre leurs questions en appuyant sur des touches de leur clavier téléphonique. Il ne se contente pas d’accueillir les appelants, mais les aide également à atteindre le service ou la personne qu’ils souhaitent ou qui leur convient.
2. Les volumes d’appels élevés ne sont plus un problème avec le IVR
Le nombre d’appels reçus par votre entreprise peut augmenter du jour au lendemain. En tant que propriétaire d’une entreprise, vous devez donc être toujours prêt à répondre à tous les appels. Avec un système IVR, les entreprises ont la possibilité de répondre à des volumes d’appels plus importants. Le système prendra efficacement tous les appels entrants et si vous améliorez votre système IVR avec une fonction de file d’attente, votre interlocuteur sera dans une file d’attente jusqu’à ce que le prochain agent disponible réponde au téléphone sans que l’autre interlocuteur sache qu’une autre personne est également en ligne. Ainsi, aucun appel n’est jamais manqué.
3. Il est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
Peu importe l’heure de l’appel, un système IVR est toujours disponible pour prendre les appels. Même en dehors des heures de bureau, les appelants peuvent obtenir les informations grâce aux messages préenregistrés qui ont été sauvegardés dans le système IVR. Tout peut être réglé directement par des conditions de temps !
Cependant, assurez-vous que vous mettez à jour le micrologiciel uniquement auprès du fabricant de votre appareil.
4. Cela améliorera l’image de votre entreprise
Avec un système IVR, non seulement vous êtes disponible en permanence pour vos clients, mais vous leur fournissez à chaque fois des informations succinctes. Le système IVR peut présenter votre entreprise à de nouveaux clients lorsqu’ils appellent, laissant ainsi une bonne première impression. Voici quelques conseils pour créer un message d’accueil parfait.
5. Gérez votre entreprise avec un seul numéro de téléphone
Comme chaque employé a son poste, vous pouvez gérer toute l’entreprise avec un seul numéro de téléphone. Le système IVR dirigera alors l’appel vers les différents postes (ou groupes de sonneries) en fonction des entrées saisies par le client et de la fonction configurée pour l’acheminement.
Par exemple : Si le client compose l’extension « 101 », il atteindra un sous-compte pour joindre une personne en particulier, mais s’il veut communiquer avec l’extension « 102 », il atteindra un groupe de sonneries pour appeler plusieurs personnes simultanément. Cela peut être réalisé en combinant d’autres fonctionnalités avec la configuration du IVR et en l’adaptant aux besoins de votre entreprise.
Pour savoir comment configurer cette fonctionnalité exceptionnelle, cliquez ici : https://wiki.voip.ms/article/Réceptionniste_virtuelle_IVR
